Такое явление, как дебиторская задолженность, возникает в деятельности практически любой организации. «Дебиторкой» бухгалтера называют те финансовые обязательства, которые должны выплатить вашей организации сторонние лица либо другие компании. Не стоит относиться к дебиторской задолженности слишком легко и пускать всё на самотек, ведь это может привести к определенным неблагоприятным последствиям для предприятия.

Управление дебиторской задолженностью следует рассматривать как системный процесс, который содержит в себе немало стадий. И начинать это управление нужно еще до заключения договора с клиентами, партнерами или другими лицами, с которыми вашу компанию связывают финансовые взаимоотношения.

Для четкого понимания того, о чем далее пойдет речь в статье, приведем общепринятое определение дебиторской задолженности. Дебиторская задолженность – это сумма долгов клиентов, заказчиков, поставщиков, партнеров и различных подотчетных лиц, которую они должны выплатить организации в течение определенного времени. Чаще всего, говоря о дебиторской задолженности, подразумевают её выплату в течение одного года. Если речь идет о тех долгах, выплату которых компания ожидает в срок, превышающий рамки 12 месяцев, то такая задолженность уже называется долгосрочной.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Устранение дебиторской задолженности однозначно повлечет за собой увеличение суммы средств, которыми владеет компания. Это выгодно для любой организации, и поэтому методам борьбы с «дебиторкой» нужно уделить особое внимание. Если с дебиторской задолженностью не работать, она может перейти в статус «мертвой» и тогда вы вряд ли уже получите этот долг. Чтобы такого не допустить, придерживайтесь следующих правил:

1. Работать с дебиторской задолженностью должен отдельный сотрудник в организации. Не нужно поручать обязанность «выбивания» денег из должников тем сотрудникам, в прямые задачи которых это не входит. Менеджер по продажам, маркетолог и любой другой сотрудник должен заниматься своим делом. Часто, если компания сравнительно небольшая и не имеет возможности нанять для выполнения данных обязательств отдельного человека, то этим начинает заниматься бухгалтер. В принципе, вариант может и не самый лучший, но вполне приемлемый.

2. Часто в борьбе с дебиторской задолженностью хорошо работает стратегия «хорошего и плохого полицейского». Если с должником общается один сотрудник в жесткой и принудительной форме, а затем другой уже более лояльно и понимающе, то шансы на то, что вам в скором времени вернут долг, повышаются. Однако, с применением такой стратегии нужно быть осторожным – не перегните палку с «плохим полицейским».

3. Конкретно «выбиванием» долгов занимаются коллекторы. Для этого даже создаются целые коллекторские агентства. И всем известно, что коллекторы особо не церемонятся с должниками, а всегда действуют напористо и может даже жестоко. Используйте это в работе со своими должниками. Обзвоните своих должников и поставьте следующее условие: если в течение определенного времени задолженность не будет погашена (или какая-то её часть), то ваша компания передаст сведения о должнике коллекторской службе. После сообщения о том, что коллекторы будут использовать жесткие способы получения денег, обычно какой-то процент должников пугается и начинает искать способы погасить задолженность немедленно.

Чтобы такой разговор с должником не выглядел как угроза с вашей стороны, в конце скажите, что вам очень жаль, что всё так получается, но организационная политика вашей компании предписывает поступать в этой ситуации именно так, и вы ничего не можете с этим сделать.

4. Если по истечению указанного вами срока задолженность так и не была погашена, ваш сотрудник (выполняющий обязанности коллектора) должен начинать обзванивать каждого должника. Действовать нужно вежливо, но настойчиво. Должник должен понять, что он «на крючке», и его не оставят в покое, пока он не выплатит долг.

Ко всему прочему, ваш сотрудник должен знать меру в общении с должниками. Не нужно сразу же начинать звонить по несколько раз в день или трезвонить по ночам. Можно начинать звонить с более менее большими промежутками, постепенно сокращая их интервал (то есть, чем дальше – тем чаще звонки). Так должник будет еще больше чувствовать, что «обстановка накаляется» и что-то предпримет.

5. При обращении за помощью в коллекторское агентство, помните, что за свои услуги оно возьмет с вас немаленький процент. Если сумма задолженности не такая уж и большая, попробуйте справиться с должником своими силами. К услугам коллекторов есть смысл прибегать только, если речь идет об очень крупной задолженности.

6. Если коллекторы в представлении большинства людей – это жесткие, грубые люди, которые любыми способами (даже самыми жестокими) получат деньги, то сотрудник вашей компании, выполняющий роль коллектора, должен наоборот быть понимающим и желающим помочь.

Если с вашим должником уже пообщался настоящий коллектор, то будет неплохо, если через короткое время должнику позвонит ваш сотрудник и искренне его поддержит, посоветует, где можно взять денег, чтобы отдать долг, и немного посетует на «этих зверей коллекторов, которые уже совсем утратили облик человечности». Однако, помните: всё должно быть в меру.

7. При общении с должниками не нужно бросаться пустыми угрозами. Фразы «у вас будут серьезные проблемы, если не заплатите через три дня» и т.д. может и звучат устрашающе, однако, если вы не собираетесь создавать должнику эти проблемы или понятия не имеете, как это сделать – лучше не говорите об этом. В конце концов, если по истечению указанных трех дней должник не заплатил, а вы так и не создали ему обещанные «проблемы», он просто перестанет воспринимать вас всерьез.

8. Старайтесь вести переговоры о задолженности только с одним сотрудником компании-должника. Если вас постоянно будут перенаправлять с одного сотрудника на другого (говоря о том, что «я не занимаюсь этими вопросами, поговорите с тем-то и тем-то»), вам придется с каждым из них начинать вести свою стратегию разговора по дебиторской задолженности с самого начала. Если же такое происходит, до последнего добивайтесь разговора именно с тем человеком, с которым изначально начали вести переговоры.

9. В некоторых случаях можно применить хитрость, притворившись, например, клиентом или потенциальным партнером компании, которая вам должна. Попав под «прикрытием» к самому главному человеку в компании (ген.директору, например), начните говорить о том, за чем собственно и пришли – об их задолженности перед вашей организацией.

10. Когда должник наконец-то выплатил вам долг, остался только заключительный этап работы с данной дебиторской задолженностью. И заключается он в том, что нужно поблагодарить вашего, уже не должника, а просто клиента, заказчика и т.д. и сообщить, что вы будете рады с ним сотрудничать и в дальнейшем.

Как не допустить дебиторской задолженности

Еще несколько полезных советов о том, как минимизировать дебиторскую задолженность либо вообще её не допустить:

Старайтесь не предоставлять клиентам кредит или делайте это только в крайних случаях. У вашей компании должна быть четкая стратегия касательно финансовых вложений. Если компания располагает свободными средствами, то предоставление кредита может послужить хорошим вложением денег за счет полученных процентов от кредита. Если же вы понимаете, что от предоставления кредита ваша компания может только пострадать, лучше вообще откажитесь от такой услуги клиентам.

Не медлите с выставлением счетов. Как только клиент получил партию вашей продукции или ему была предоставлена услуга, сразу же присылайте счет. Пока вы не выставите счет, клиент не будет вам платить. Политика некоторых компаний, заключающаяся в выставлении счетов всем клиентам или заказчикам в конце месяца, не совсем рациональна. Так они теряют большое количество времени, если, например, сделка была совершена в начале месяца.

Всегда указывайте крайние сроки оплаты на чеке. Избегайте неопределенности по типу «оплата при получении». Лучше укажите конкретную дату, в срок которой должен уложиться ваш клиент (заказчик, партнер) при оплате за товар или услугу.

Поощряйте оплату по счетам до указанного срока. Если вы поставили условие оплатить в течение 30 дней, а клиент готов сделать это раньше, предоставляйте небольшую скидку. Может скидка будет и небольшая (1-2%), однако, клиент почувствует вашу проявленную благодарность за быструю оплату.

И напоследок, помните о том, что долги – это явление, которое было, есть и будет в любом бизнесе. Не нужно впадать в панику, когда вам не заплатили в срок, и совершать необдуманные поступки в отношении должника, но и пускать это дело на самотек также не стоит. В конце концов, во время работы с должниками, вы вырабатываете и укрепляете в себе такие качества, как настойчивость, упорство и твердость. А это, несомненно, пригодится вам в вашей дальнейшей деятельности как бизнесмена.

Многие фирмы сталкиваются с проблемой дебиторской задолженности. В одном случае ее лучше списать, в другом – оставить на балансе. Какой из вариантов выбрать, читайте в статье.

Как списать долги

Списать задолженность неплатежеспособного дебитора можно в двух случаях:– если истек срок исковой давности (согласно статье 196 Гражданского кодекса, он составляет три года с момента возникновения задолженности);– если долг нереален для взыскания (например, фирма-должник ликвидирована).Чтобы списать долг, нужно составить следующие документы:– акт инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками;– приказ руководителя о списании задолженности.Об этом сказано в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29 июля 1998 г. № 34н.Приказ можно написать в произвольной форме. А вот акт инвентаризации нужно составить по форме № ИНВ-17. Она утверждена постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г. № 88. Как часто будет проводиться инвентаризация долгов в течение года, решает руководитель фирмы. Это предусмотрено пунктом 2.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина от 13 июня 1995 г. № 49.Чтобы списать долг ликвидированной фирмы, нужно также получить документы, которые подтверждают факт ликвидации (например, выписку из Госреестра юридических лиц).

Как отразить списание задолженности в бухучете

В бухгалтерском учете суммы просроченной и нереальной для взыскания дебиторской задолженности являются внереализационными расходами фирмы. Об этом сказано в пункте 12 Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99, утвержденного приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н. При их списании нужно сделать проводку: Дебет 91-2 Кредит 62 (76) – списана дебиторская задолженность;Дебет 007 – учтена задолженность неплатежеспособного дебитора за балансом.На забалансовом счете такая задолженность должна учитываться в течение пяти лет с момента ее списания.Если под эту задолженность создавался резерв по сомнительным долгам, первая проводка будет такой:Дебет 63 Кредит 62 (76) – списана дебиторская задолженность за счет созданного ранее резерва.

Пример

По результатам инвентаризации, проведенной ООО «Сигма» 30 сентября 2003 года, выявлена задолженность фирмы ЗАО «Север» на сумму 150 000 руб. за отгруженную продукцию, по которой истек срок исковой давности.

В этот же день директор «Сигмы» издал такой приказ:

ООО «Сигма»

о списании дебиторской задолженности

На основании акта инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками от 30 сентября 2003 г. № 3 приказываю списать задолженность ЗАО «Север» с истекшим сроком исковой давности в сумме 150 000 рублей.

Директор ООО «Сигма» Парамонов Парамонов С.В.

Резерв по сомнительным долгам фирма не создавала.

Бухгалтер ЗАО «Сигма» сделал такие проводки:

Дебет 91-2 Кредит 62

– 150 000 руб. – списана дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности;

Дебет 007

– 150 000 руб. – учтена сумма списанной дебиторской задолженности за балансом.

–конец примера–

НДС и налог на прибыль

Если покупатель не оплатил товары (работы, услуги), то днем оплаты будет наиболее ранняя из двух дат:– день истечения срока исковой давности;– день списания дебиторской задолженности.Об этом сказано в пункте 5 статьи 167 Налогового кодекса. Этот пункт важен для фирм, в учетной политике которых предусмотрено исчисление НДС «по оплате». Когда истечет срок исковой давности по задолженности покупателя, они должны будут начислить НДС к уплате в бюджет. Если же она будет списана до истечения этого срока, то налог нужно будет начислить в момент списания.В учете эта операция отражается проводкой:Дебет 76 субсчет «Расчеты по неоплаченному НДС» Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС» – начислен НДС к уплате в бюджет.Списанная задолженность относится к внереализационным расходам фирмы и уменьшает облагаемую налогом прибыль. Об этом сказано в подпункте 2 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса.Когда долг лучше не списывать Списывать дебиторскую задолженность невыгодно, если:– у фирмы в текущем периоде нет налогооблагаемой прибыли или она значительно меньше суммы налога; – есть вероятность того, что должник заплатит деньги после списания долга.В первом случае нужно будет заплатить НДС и не получится сэкономить на налоге на прибыль. Во втором – после списания долга придется перечислить НДС, а после поступления денег от покупателя еще и налог на прибыль. Дело в том, что поступившая сумма будет внереализационным доходом фирмы.И в том и в другом случае фирма заинтересована в том, чтобы отодвинуть день списания долга. Для этого нужно продлить срок исковой давности. Обычно он начинается с момента, когда по условиям договора покупатель должен был заплатить деньги. Если же стороны в договоре эту дату не указали, срок исковой давности начинается с момента, когда право собственности на товар перешло от продавца к покупателю.

Пример

Торговая фирма ООО «Стрелец» 25 сентября 2003 года продала ЗАО «Витязь» партию товара по накладной № 5 на сумму 80 000 руб.

В договоре на поставку фирмы не установили срок, когда «Витязь» должен перечислить деньги за товар. Следовательно, срок исковой давности начинается 25 сентября 2003 года и заканчивается 25 сентября 2006 года.

–конец примера–

Есть две ситуации, когда срок исковой давности прерывается, и его отсчет начинается заново:– продавец обратился в суд с иском к должнику;– покупатель признал свой долг.Если фирма обращается в суд, срок исковой давности прерывается в тот день, когда суд принимает ее исковое заявление.Считается, что покупатель признал долг, если: – он перечислил деньги в счет его погашения (при этом размер выплаченной суммы значения не имеет);– он письменно подтвердил, что признает долг.В последнем случае покупатель должен или написать письмо, или подписать акт сверки задолженности. Их можно составить в произвольной форме.

Пример

Продолжим предыдущий пример.

ЗАО «Витязь» 30 сентября 2003 года заплатило за товар только 40 000 руб. (платежное поручение № 201). Остаток долга на 1 октября 2003 года составил 40 000 руб. (80 000 – 40 000).

Акт сверки задолженности

По состоянию на 1 октября 2003 г. задолженность ЗАО «Витязь» перед ООО «Стрелец» составляет 40 000 руб.

Директор ЗАО «Витязь» Степанов /Степанов А.Ю./

Главный бухгалтер ЗАО «Витязь» Чернова /Чернова Н.В./

Директор ООО «Стрелец» Миронов /Миронов С.С./

Главный бухгалтер ООО «Стрелец» Кузнецова /Кузнецова М.А./

В этом случае срок исковой давности прерывается и начинает считаться заново с 1 октября 2003 года.

–конец примера–

Общие вопросы управления активами организации мы рассматривали в нашей . Работа с дебиторкой - один из элементов такой системы управления.

Управление дебиторской задолженностью

Управление дебиторской задолженностью предприятия предполагает поддержание ее оптимальной величины с учетом «качества» дебиторской задолженности. Это достигается за счет:

• преддоговорной работы, когда будущий дебитор тщательно проверяется на предмет его платежеспособности;
• юридического сопровождения заключения договоров и их исполнения;
• полного и своевременного учета дебиторской задолженности организации;
• контроля величины, состава и структуры дебиторской задолженности;
• претензионной работы с дебиторами.

Текущая работа с дебиторской задолженностью

На этапе заключения договора с будущим дебитором организация может предусмотреть в договоре различного рода санкции за нарушение сроков оплаты (например, штрафы за неуплату и проценты за просрочку). Это будет дополнительным стимулом для должника не затягивать с оплатой долгов.

Текущий контроль дебиторской задолженности предполагает, к примеру, что на основе составленных графиков погашения дебиторской задолженности производится ежедневный мониторинг своевременности оплаты долгов. Для ускорения оборачиваемости дебиторки немаловажную роль играет мотивация сотрудников. Система оплаты труда в организации может предусматривать выплату дополнительного вознаграждения работникам, которые эффективно работают с должниками и договариваются об оплате «зависших» долгов.

В вопросах управления дебиторской задолженности важны расчет и анализ основных показателей, характеризующих состав, структуру и состояние дебиторки. К примеру, может рассчитывается и анализироваться в динамике . Снижение показателя может быть дополнительным сигналом к тому, что эффективность работы с дебиторами нужно повысить.

Вопросами управления дебиторской задолженности в организации занимаются различные подразделения. В зависимости от масштабов организации и специфики ее деятельности это могут быть договорной или юридический отдел, бухгалтерия или отдел продаж. Как правило, эффективный процесс управления дебиторской задолженностью обеспечивается за счет слаженного взаимодействия всех подразделений организации, которые в той или иной степени работают с дебиторами.

Взыскание дебиторской задолженности

Управление дебиторской задолженностью предполагает в числе прочего реструктуризацию долгов. Она может предусматривать, к примеру, предоставление скидок при быстром погашении дебиторки, прощение части долга при условии быстрой оплаты оставшегося долга или уступку дебиторской задолженности другим организациям.

В организации также должна быть поставлена претензионная работа в отношении тех должников, которые просрочили оплату, и когда единственный путь погашения задолженности - .

Управление дебиторской задолженностью в бухгалтерии

Напомним, что бухгалтерия в вопросах управления дебиторки играет немаловажную роль. Именно благодаря ей в отчетности будет представлена реальная величина дебиторской задолженности. Ведь по сомнительной задолженности в бухучете должен создаваться соответствующий , а безнадежные долги и вовсе подлежат списанию с баланса. Поэтому нереальная к получению дебиторка в балансе показана не будет, а величина сомнительных долгов будет скорректирована. А, значит, на основе отчетности пользователь, как правило, сможет сделать обоснованные выводы о реальной величине дебиторской задолженности организации и качестве работы с ней.

Виталий Комлев , заместитель генерального директора ООО «Ключ-консалтинг»

Cправедливости ради следует отметить, что дебиторскую задолженность организации формируют и задолженности работников по денежным суммам, выданным в подотчет. Однако, как правило, эти суммы весьма незначительны - в сравнении с суммами, указанными в заключаемых договорах, и именно в силу малозначительности данных сумм эту составляющую дебиторской задолженности организации в настоящем исследовании мы рассматривать не будем.

Об актуальности рассматриваемой темы красноречиво свидетельствует тот факт, что вопросам возникновения дебиторской задолженности и возможностям ее взыскания в специальной литературе уделяется значительное внимание. И это внимание весьма оправданно. Практически каждый хозяйствующий субъект при осуществлении предпринимательской деятельности сталкивался с тем, что его партнеры в установленный срок не оплачивают отгруженные товары, выполненные работы или оказанные услуги. К сожалению, представляется возможным констатировать, что стала, образно говоря, обычаем российского делового оборота.

Исходя из смысла нормативных актов, регламентирующих вопросы бухгалтерского учета, дебиторская задолженность является составной частью активов хозяйственных обществ, наряду с оборотными средствами, оборудованием, недвижимостью и т. д.

Применительно к определениям ст. 128 Гражданского кодекса РФ (далее - ГК РФ) дебиторская задолженность представляет собой один из объектов гражданских прав (а именно имущественного права).

Сразу необходимо оговорить, что отдельного законодательного или иного нормативного правового акта, который регламентировал бы порядок взыскания дебиторской задолженности, не существует. Поэтому многие организации, основываясь на своей практике или хозяйствующей практике своих контрагентов или партнеров по бизнесу, разрабатывают собственные локальные нормативные акты, целью которых является методологическое обеспечение процесса погашения дебиторской задолженности.

Анализ практики деятельности хозяйствующих субъектов в совокупности с анализом действующего законодательства и существующей судебной практики позволяет сформировать некоторый общий алгоритм работы по погашению существующей в организации дебиторской задолженности.

Условно работу с дебиторской задолженностью можно разделить на администрирование дебиторской задолженности и деятельность, направленную на ее ликвидацию.

Администрирование дебиторской задолженности включает в себя:

• установление дебиторской задолженности;
• анализ установленной дебиторской задолженности;
• формирование резерва по сомнительным долгам;
• списание задолженности, безнадежной к взысканию.

Мероприятия, направленные на ликвидацию дебиторской задолженности, в свою очередь, можно разделить на две группы: мероприятия, связанные с внесудебным порядком ликвидации дебиторской задолженности, и мероприятия, связанные с судебным порядком ликвидации дебиторской задолженности.

Рассмотрим более подробно работу специалистов организации на каждом из обозначенных этапов работы по ликвидации возникшей дебиторской задолженности.

Администрирование дебиторской задолженности. Установление дебиторской задолженности

Общие правила работы по установлению и отражению в бухгалтерском учете дебиторской задолженности по расчетам с поставщиками, покупателями и подрядчиками и созданию резервов по сомнительным долгам закрепляются в Учетной политике организации.

Полагаю, что не следует дополнительно обосновывать тезис, что отражаемые в бухгалтерской (финансовой) отчетности организации показатели должны быть реальными. Именно обеспечение представления объективных данных является одной из задач, стоящих перед бухгалтерским подразделением хозяйствующего субъекта, для чего проводится периодическая инвентаризация задолженностей.

Напомню, требование о проведении инвентаризации содержится в ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухгалтерском учете) и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34н (далее - ПВБУ-34н). При этом результатом проведения инвентаризации является сопоставление фактического наличия соответствующих объектов контроля с данными регистров бухгалтерского учета. Иными словами, при проведении инвентаризации задолженностей бухгалтерским работникам организации необходимо убедиться в том, что отраженные в учете суммы дебиторской и кредиторской задолженностей подтверждены соответствующими первичными учетными документами: накладными, актами, платежными поручениями (например, на перечисление аванса), расходными кассовыми ордерами (например, на выдачу займа) и т. д. Поэтому задачу инвентаризационной комиссии в несколько упрощенном варианте можно сформулировать как проверку наличия документов, подтверждающих действительную величину каждой задолженности. Никаким другим способом выполнить требование ст. 11 Закона о бухгалтерском учете не получится, поскольку в соответствии с нормами ст. 10 Закона о бухгалтерском учете в регистрах бухгалтерского учета отражаются данные, содержащиеся в первичных учетных документах. Поэтому, если первичные документы отсутствуют, такую задолженность необходимо признать неподтвержденной, и, следовательно, в отношении ее можно говорить о том, что такой актив (или, иными словами, дебиторская задолженность) в учете существовать не может и должен быть списан в установленном порядке.

При этом представляется необходимым отметить, что в соответствии с положениями ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете первичными учетными документами оформляются факты хозяйственной жизни. Одновременно п. 8 ст. 3 этого же законодательного акта установлено, что фактами хозяйственной деятельности организации являются сделки, события, операции, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Совокупное рассмотрение приведенных норм позволяет сделать вывод о том, что столь популярный в бухгалтерской среде акт сверки расчетов не является первичным учетным документом, на основании которого могут быть сделаны записи в бухгалтерском учете организации. Следовательно, сверка расчетов с дебиторами и кредиторами по сути своей и своему статусу не является частью инвентаризации (исключение составляют сверки расчетов с бюджетом и банками, обязательность проведения которых предусмотрена п. 74 ПВБУ-34н), и в бухгалтерской (финансовой) отчетности хозяйствующего субъекта должны быть отражены только те суммы задолженностей, которые, по мнению конкретной организации, являются правильными (т. е. безусловно подтвержденными имеющимися первичными учетными документами).

При этом обращает на себя внимание то, что формулировка п. 73 ПВБУ34н позволяет сделать вывод о том, что в учетных документах контрагентов суммы задолженностей могут и не совпадать, поскольку расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из своих бухгалтерских записей, признаваемых ею правильными (т. е. документально подтвержденными).

Специалистами признается, что отсутствие требования о наличии актов сверки в качестве основных первичных учетных документов вовсе не означает, что от их составления можно вообще отказаться. Специалистами отмечается, что проводить сверку расчетов с контрагентами целесообразно, ведь эта процедура помогает выявить допущенные при ведении бухгалтерского учета ошибки и неточности. Тем не менее, как уже отмечалось ранее, делать записи на счетах учета, исправляя выявленные ошибки, бухгалтер будет не на основании акта проведенной сверки, а на основании первичных учетных документов.

Следует обратить внимание и на то, что в Рекомендациях аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций, приведенных в письме Минфина России от 09.01.2013 № 07-02-18/01, Минфин России, сославшись на п. 27 ПВБУ-34н, обратил внимание аудиторов на то, что для целей составления бухгалтерской (финансовой) отчетности инвентаризация имущества может проводиться на любую дату, начиная с 1 октября и позднее, а вот инвентаризация обязательств (в ходе которой и выявляются задолженности) должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно. В связи с этим понятно, что итоговые документы, связанные с проведением инвентаризации, могут быть датированы годом, следующим за годом образовавшихся задолженностей. Тем не менее выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием объектов и данными регистров бухгалтерского учета отражаются в бухгалтерском (финансовом) учете организации в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Такой подход предусмотрен в ч. 4 ст. 11 Закона о бухгалтерском учете.

Специалистами в то же самое время отмечается, что в реальной деятельности по администрированию дебиторской задолженности не следует ограничиваться только установленными обязательными инвентаризациями. В целях обеспечения внутреннего контроля инвентаризацию обязательств рекомендуют проводить не реже одного раза в полугодие, а еще лучше - ежеквартально.

Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств и формы документов, составляемых при проведении инвентаризации, определены действующим по настоящее время приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. И хотя указанный ведомственный до настоящего времени сохраняет не только свою юридическую силу, но и свою актуальность, специалисты признают, что применяемая при инвентаризации обязательств форма ИНВ-17 «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами» и приложение к ней в виде справки несколько устарели. В этом смысле предоставленная организациям возможность использовать иные формы документов (унифицированные доработанные или самостоятельно разработанные) - несомненное благо. В идеале формы, составляемые при инвентаризации, должны решать задачи не только бухгалтерского, налогового, но и управленческого учета. Однако доработка и тем более разработка новой формы документа требуют привлечения усилий различных специалистов организации, способных понять и обосновать необходимость удаления или добавления тех или иных граф. Весьма уместным будет в этой связи и учет мнения сторонних экспертов, аудиторов и иных специалистов. Например, эксперт Соловьева А.А., руководствуясь тем, что целью инвентаризации является подтверждение задолженностей соответствующими первичными учетными документами, предлагает сведения о реквизитах договора, накладных, актах, платежных поручениях и других документах отражать в акте (справке к акту) инвентаризации, а вот графу «За что числится задолженность» предлагает исключить, поскольку она не несет полезной информационной нагрузки. По ее экспертному мнению, в итоговые документы целесообразно также ввести такие графы, как: начало течения срока исковой давности (дата определяется по условиям договора и в ряде случаев может не совпадать с датой осуществления операции); сведения о прерывании срока исковой давности; дата истечения срока исковой давности (будет изменяться в случае прерывания течения срока); сведения, указывающие на нереальность взыскания долга (например, невозможность взыскания которого подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства). Анализ установленной дебиторской задолженности Установленная в процессе инвентаризации обязательств дебиторская задолженность организации подлежит дополнительному изучению и анализу с точки зрения оценки перспективы ее погашения. В процессе данного анализа вся установленная дебиторская задолженность разделяется на три группы:

• дебиторская задолженность, признанная перспективной к погашению;
• дебиторская задолженность, не отвечающая требованиям для признания ее безнадежной к взысканию, но погашение которой будет связано с определенными проблемами (в последующем данная задолженность учитывается при формировании резерва по сомнительным долгам);
• дебиторская задолженность, отвечающая критериям для признания ее безнадежной к взысканию (в последующем данная задолженность подлежит списанию в установленном порядке).

К первой группе относится и так называемая текущая дебиторская задолженность - задолженность, срок погашения которой по условиям договора не наступил или пролонгирован соглашением сторон.

Вторая группа, как правило, сформирована просроченной дебиторской задолженностью - долгом с истекшим сроком погашения, который установлен договором или другим документом, содержащим обязательства.

Третью группу в абсолютном своем большинстве формируют просроченные задолженности, по которым истек установленный гражданским законодательством срок исковой давности.

При этом следует иметь в виду, что налоговое законодательство в зависимости от состояния просроченного долга подразделяет задолженности на перспективную к погашению, сомнительную или вовсе безнадежную к взысканию.

Сомнительным долгом в соответствии с нормативными предписаниями п. 1 ст. 266 Налогового кодекса РФ (далее - НК РФ) признается любая задолженность, возникшая в связи с реализацией товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в случае если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.

Безнадежными к взысканию задолженностями в целях налогообложения по определению п. 2 ст. 266 НК РФ считаются долги, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательства прекращаются вследствие невозможности их исполнения, на основании акта государственного органа либо ликвидации организации-должника. Данное определение долгов, нереальных к взысканию, корреспондирует с положениями ст. 196, 416, 417 и 419 ГК РФ.

Общий алгоритм анализа дебиторской задолженности и ее оценки изложен, например, в Правилах (стандартах) аудиторской деятельности, утвержденных постановлением Правительства РФ от 23.09.2002 № 6965. В более приближенном к практической финансово-хозяйственной деятельности организации виде данный алгоритм анализа дебиторской задолженности должен найти свое отражение в Учетной политике организации (или в одном из приложений к ней).

При анализе дебиторской задолженности первоочередным, как представляется, является определение срока возникновения дебиторской задолженности. Чаще всего данный срок устанавливается при изучении договора с контрагентом. В нем должны быть определены сроки оплаты поставленных товаров, оказанных услуг или выполненных работ. Только по истечении этих сроков долг становится просроченным и подлежит учету в качестве дебиторской задолженности, более тщательному контролю и мониторингу.

Несколько иной механизм используется в том случае, если в заключенных договорах не указаны конкретные сроки оплаты поставленного товара (выполненных работ, оказанных услуг). В этом случае вступают в силу правила п. 1 ст. 486 ГК РФ: покупатель обязан оплатить товар непосредственно до или после передачи ему продавцом товара (если иное не предусмотрено законодательством, договором купли-продажи или не вытекает из существа обязательства). Кроме того, необходимо в этом случае принимать во внимание, что в соответствии с нормативными предписаниями п. 5 ст. 5 Федерального закона от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе» банк должен провести платеж не позднее 3 рабочих дней. Таким образом, поставка должна быть оплачена в течение 3 рабочих дней с даты приемки-передачи товара7. И только с этого дня можно считать задолженность просроченной, признавать дебиторской и включать в список контролируемых долгов.

Если же вы оплатили поставку товара авансом по счету поставщика без договора и в счете также не указан срок поставки, вступают в действие иные правила, основанные на нормативных предписаниях ст. 314 и 457 ГК РФ. В соответствии с ними вы официально требуете от поставщика исполнения обязательства в конкретный срок, который должен быть разумным. А если в претензии вы не указали конкретного срока или поставщик не исполнит ваше требование, то обязательство по поставке должно быть исполнено в семидневный срок со дня предъявления вами требования о его исполнении. То есть определить срок просрочки поставки практически невозможно до тех пор, пока должнику не будет официально отправлена претензия с требованием исполнения обязательства.

Претензию (требования о поставке товара в соответствии с произведенной предоплатой), а равно и любые иные деловые письма в случае возможных перспектив последующих судебных разбирательств рекомендуется отправлять контрагентам заказными письмами с описью вложения и уведомлением о вручении, так как подпись на уведомлении о получении является единственным неоспоримым подтверждением получения письма. Повторюсь, по истечении 7 дней с даты получения должником требования (претензии) с просьбой о выполнении обязательства по поставке задолженность следует признавать дебиторской и включать ее сумму в список просроченных долгов.

Формирование резерва по сомнительным долгам

Важным этапом работы с дебиторской задолженностью организации является формирование резерва по сомнительным долгам. Порядок формирования резерва по сомнительным долгам определяется Учетной политикой организации, разрабатываемой в соответствии с Положением о бухгалтерском учете (далее - ПБУ) «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утвержденным приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н.

Необходимо подчеркнуть, что положение Учетной политики организации о том, что не создается, противоречит законодательству о бухгалтерском учете. В состав резерва по сомнительным долгам включается любая необеспеченная задолженность, как просроченная, так и непросроченная, причем не только за реализованные товары, работы и услуги, но и по перечисленным авансам, а также по выданным беспроцентным займам. Резерв по сомнительным долгам не создается в отношении:

• долгов, в отношении которых у организации отсутствуют документы, подтверждающие ее возникновение и размер;
• долгов по процентным займам, которые в силу требований утвержденного приказом Минфина России от 10.12.2002 № 126н ПБУ 19/02 «Учет финансовых вложений» являются финансовыми вложениями, поэтому в отношении них создается не резерв по сомнительным долгам, а резерв под обесценение;
• долгов (даже просроченных), в отношении которых у организации существует уверенность в том, что они будут погашены.

Повторюсь, общий порядок оценки платежеспособности должников и вероятности погашения дебиторских задолженностей должен быть закреплен в Учетной политике организации (либо в отдельном положении, являющемся приложением к Учетной политике организации).

Величина резерва по сомнительным долгам в соответствии с требованиями п. 3 утвержденного приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н ПБУ 21/2008 «Изменения оценочных значений» является оценочным значением. При этом дебиторская задолженность отражается в балансе организации за вычетом суммы резерва по сомнительным долгам. Такой порядок закреплен в п. 35 ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденном приказом Минфина России от 06.07.1999 № 43н.

Сформированный резерв по сомнительным долгам используется (сокращается) в процессе деятельности организации в трех случаях:

• признания задолженности безнадежной к взысканию и ее списания в установленном порядке;
• погашения должником имеющейся задолженности (полностью или частично);
• изменения оценочного значения задолженности.

Последнее, как представляется, нуждается в дополнительном пояснении. Например, дебиторская задолженность возникла в силу того, что ранее организация перечислила аванс по совершаемой сделке. Впоследствии должник изменил место своего нахождения, с ним не удавалось связаться по телефону. По этой причине организация квалифицировала долг как сомнительный и включила его в состав резерва по сомнительным долгам. Спустя какое-то время выяснилось, что контрагент вовсе не пропал бесследно, а лишь изменил фактический адрес, ответственный работник организации-должника подтвердил, что обязательства по поставке материалов под ранее полученный аванс будут выполнены. С учетом данных обстоятельств организация решила, что нет оснований считать долг сомнительным, и списала соответствующую сумму из резерва по сомнительным долгам.

В соответствии с требованиями ПВБУ-34н и ПБУ 21/2008 сформированный резерв по сомнительным долгам ежегодно пересматривается (как правило, это происходит по результатам обязательной инвентаризации обязательств).

Продолжение следует ...

Статья написана для директоров и руководителей отделов продаж, которые пока не автоматизированно работают с долгами клиентов. Призвана помочь им быстро внедрить шаблонный процесс в деятельность

Что это такое

и зачем с этим работать

У всех, кто работает в b2b, есть представление о дебиторской задолженности (будем называть ее "ДЗ" ). Это то, что вы часто необоснованно записываете в ваши свободные активы - долги вам от ваших контрагентов. ДЗ - нормальное и понятное явление, вы отгрузили - клиент платит через 5 дней. Вот эти 5 дней (например, у вас именно 5 дневный срок оплаты в договоре указан) за ним числится долг. Что происходит, если клиент не платит после 5 дней? Буква "П" - она добавляется к "ДЗ" и получается "просроченная дебиторская задолженность (ПДЗ)". Зачем с ней работать, ведь клиент все равно заплатит? Если готовы ждать год-три, пока не очень добросовестный клиент оплатит поставку, то можно пропустить статью.

Из популярных процессов в части долгов контрагентов обычно выделяют:

1. Возврат ПДЗ . Чтобы вернуть то, что нам уже должны
2. Отгрузка при ДЗ . Чтобы не усугубить свое положение, если клиент и так не платит.

Сегодня поговорим о возврате ПДЗ. Это прямо процесс из "ТОП 3" запросов клиентов нам на автоматизацию.

Лайфхак:
Задолженность есть почти у всех, но системно борются с ней единицы. По большому счету неважно, как ваша компания будете с ней работать - через бизнес-процессы или через таблицу xls. Любая системность даст результаты. Бизнес-процессы же круче тем, что они будут выполнять 65% чьей-то работы:

1. Сами запускаться при возникновении долга
2. Формировать письма клиенту
3. Направлять задачи менеджерам
4. Контролировать сроки оплаты и т.д.

Необходимые условия

для внедрения процесса в жизнь компании

1. Договора, заключённые с вашими клиентами, должны содержать пункты:

• по срокам оплаты (если это пред- и пост- оплаты, то указание их долей)
• пени и штрафные санкции в случае просроченной оплаты

Не указано в договоре? Не лучший вариант, но поможет ГК РФ статья 314, по которой оплата должна произойти в "разумные сроки" или в 7ми дневный срок с момента востребования по свершению обязательств.

2. Задачи по нему должны возникать сами и системно. Нет системы = нет контроля = лишняя нагрузка на пинки, напоминания и оправдания.

3. Есть такая неприятная "болезнь ребенка в магазине игрушек" - когда хочется, чтобы сразу было и то, и другое, и еще вот это. Начать следует с простого бизнес-процесса, с минимумом событий. Будет желание прикрутить сюда тонну оповещений, согласований срока от менеджера к руководителю... Не надо. Лучше проще, но заработает сразу, а бантики успеете позже доделать. Дайте сотрудникам привыкнуть к новому формату работы.

4. Должна быть ответственность у исполнителей процесса. Т.е. если менеджер получает свой процент независимо от оплаты клиента, то и работать с ПДЗ интереса для него не будет.

Из чего состоит процесс

и какие события в него входят

Схема работы представлена на рисунке выше. Если работаете через бизнес-процессы, то стартовать события схемы нужно за день до плановой оплаты по договору (если ещё нет денег от клиента). Все варианты работы с задолженностью схожи в том, что в зависимости от срока долга определенный исполнитель должен провести определенные мероприятия по взаимодействию с клиентом по этому долгу. Мы постарались объединить опыт разных внедрений и показать некий усреднённый шаблон, который будет легко изменить под свои потребности.

Мероприятий в процессе условно 4 типа:
1. У клиента есть долг, но он не просрочен.
Работают:
- менеджер клиента
Используемые документы:
- письмо напоминание об оплате

В этом случае наша система уже должна включиться и постараться предвосхитить возникновение просрочки. Система сама отправляет письмо клиенту с напоминанием, что от него нет оплаты. Дополнительно формируется задача менеджеру о телефонном звонке клиента.

2. У клиента есть долг, оплата по договору просрочена на 1 день.
Работают:
- менеджер клиента
Документы:
- письмо просьба исполнить обязательства по договору
- событие в crm о звонке клиенту и результате общения
- опционально - блокировка отгрузок контрагенту

Система зафиксировала момент просроченной оплаты и автоматически напомнила клиенту и менеджеру об этом событии. Менеджер должен уточнить у клиента дату оплаты, если она в срок до 7 дней, то считаем, что все процесс идёт "как задумано". Менеджер устанавливает новую дату оплаты, и система ждёт проведения платёжки. Желательно получить от клиента гарантийное письмо.
Если же менеджер понимает, что есть риск, либо клиент говорит, что оплатит позже, чем через 7 дней, то процесс эскалируется до руководителя отдела продаж (РОП)

3. Оплата по договору просрочена на 2 дня
Работают:
- руководитель отдела продаж (РОП)
Документы:
- письмо досудебное требование исполнить обязательства по договору
- событие в crm о звонке клиенту и результате общения

РОП подключается к процессу и связывается с клиентом. Либо назначает встречу, либо в телефонном разговоре уточняет у клиента причины, устанавливает в системе новую дату оплаты (мероприятия в каждом случае разнообразны и зависят от политики компании). Если дата оплаты превышает допустимый срок, эскалирует процесс дальше.

4. Оплата просрочена на 10 и более дней.
Работают:
- юридический отдел / служба безопасности

По задолженности превышены все разумные сроки - подключается служба, отвечающая за конфликтные отношения. Обычно это либо юрист, либо безопасность. Их работа зависит от политики компании. Обычно, вводят статусы, которые позволяют отследить, на каком этапе задача (выставлена претензия, пени рассчитаны и т.д.)

Итого

как это использовать

1. Скачиваем схему и регламент процесса
2. Подгоняем "мероприятия" под свои запросы
3. Редактируем регламент, пишем служебные распоряжения, запускаем в работу
4. Хотите автоматизировать? Пишите нам, настроим такой процесс

Автоматизацию подобных бизнес-процессов мы проводим на нашей новой редакции " ". В ней можно настроить такой шаблон, запустить в работу и подгонять под ваши реалии - добавлять оповещения, включать в процесс новые службы, добавить показатели работы менеджеров и т.д. " " встраиваются в базу, поэтому работа будет проходить в едином интерфейсе. Интересен такой кейс? Напишите нам, будем рады сотрудничеству!

Хороших процессов!